🌈Guide de survie des réunions à distance

Chez ITOU, nous sommes travailleurs à distance toute l'année. Nous avons mis en place des règles qui nous aident à animer des réunions en visio efficaces.

Pour beaucoup d'entre vous, c'est une nouvelle expérience. C'est pourquoi nous partageons nos astuces, libre à vous de vous en inspirer ! 😊

Comment animer une réunion à distance simple, sympa, efficace

⏰Je respecte mon temps de réunion et mon ordre du jour.

👩‍💻 Je choisis ma/mon responsable de réunion en binôme. Cette personne m'aide à faire respecter l'ordre du jour, le timing, le climat de diplomatie, la dynamique de la réunion.

🖌️J'organise la prise de notes avec des outils en ligne (Google Doc, Notepads) : tous les organisateurs notent en direct sur un même support de compte-rendu, facilement partageable ensuite.

📃L'ordre du jour transmis aux participants est construit selon les profils de mon audience et les sujets qui les concernent : je commence par les thèmes qui intéressent tout le monde, je finis par les sujets plus spécifiques à certains. Les participants qui le souhaitent pourront ainsi se libérer en seconde partie.

🛎️Je me limite à 5 minutes par sujet. Passé ces 5 minutes la/le responsable de réunion arbitre avec la question "Qui souhaite aborder le sujet suivant ?''.

🙋‍Si la majorité lève la main, je consacre 3 secondes à clore le sujet en cours et faire la transition.

🙇‍Si cela suscite des frustrations, je rappelle la règle des 5mn aux participants, et je suggère de revenir sur le sujet en de fin de réunion ou de programmer un point ultérieur.

👍La réunion est finie, je remercie mes participants.

💻Je réalise le compte-rendu pour les absents sur la base des prises de notes communes.

Les petits trucs pour désamorcer les écarts de sujets

👉Posez le cadre avec 2-3 min pour présenter les sujets mis à l'ordre du jour.

👉À chaque sujet traité, une décision ou une action doit être prise. Une réunion qui se termine sans concrétisation ne permet pas à votre équipe d'avancer sereinement…

👉Si l'audience se détourne trop de l'ordre du jour pour débattre d'un autre sujet, pensez à recentrer l'attention par un simple rappel : "N'oublions pas pourquoi nous sommes là aujourd'hui". Re-cadrez gentiment en ajoutant par exemple "Ce sujet serait intéressant à programmer, mais il n'est pas prévu aujourd'hui [redonner le thème de la réunion]". Néanmoins, si vous le souhaitez, vous pouvez revoir le plan de réunion. Dans ce cas, la réunion initiale devra être re-programmée.